Politique de protection des renseignements personnels et des renseignements de santé et de services sociaux

1.Objectif

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels régit la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels d’une façon qui reconnaît le droit à la vie privée des individus au Québec.

La Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux établit les normes assurant la protection desrenseignements de santé et de services sociaux tout en permettant l’optimisation de l’utilisation qui en est faite et leur communication en temps opportun.

En tant que centre d’appels d’urgence et de communication santé ayant pour mission de recevoir et de trier
de façon professionnelle les appels d’urgence de la population et des différents intervenants d’urgence, le
Centre d’appels d’urgence de l’Abitibi-Témiscamingue (CAUAT) et le Centre de communication santé de
l’Abitibi-Témiscamingue (CCSAT) (ci-après « le CAUAT – CCSAT), sont tenus de préserver la nature
privilégiée et confidentielle des renseignements que nous recevons lorsque nous traitons avec nos usagers.

Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements vous
concernant. Nous nous assurons que nos employés et les professionnels qui exercent leur profession au sein
du CAUAT – CCSAT gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et ce, en
conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.

L’objectif du CAUAT – CCSAT étant d’assurer le respect et la mise en œuvre de nos obligations légales, la
présente Politique de protection des renseignements personnels et des renseignements de santé et de
services sociaux explique comment vos renseignements peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués par le
CAUAT – CCSAT.

En nous fournissant des renseignements personnels, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément
à ce qui est indiqué dans la présente Politique.

2. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Un renseignement personnel désigne tout renseignement ou information qui concerne une personne physique et permet de l’identifier ou qui, individuellement ou en combinaison avec d’autres informations ou renseignements, permet de l’identifier.


3. Qu’est-ce qu’un renseignement de santé et de services sociaux ?

Un renseignement de santé et de services sociaux désigne tout renseignement qui permet, même indirectement, d’identifier une personne et qui répond à l’une des caractéristiques suivantes :

  • il concerne l’état de santé physique ou mentale de cette personne;
  • il concerne tout matériel prélevé sur cette personne dans le cadre d’une évaluation ou d’un traitement;
  • il concerne les services de santé ou les services sociaux offerts;
  • il a été obtenu dans l’exercice d’une fonction prévue par la Loi sur la santé publique (chapitre S-2.2);

4. Rôles et responsabilité

Aux termes des lois applicables, le CAUAT – CCSAT est responsable des renseignements personnels ainsi
que des renseignements de santé et de services sociaux dont il a la possession ou le contrôle (ci-après
désigné collectivement les « Renseignements »).

Afin de protéger vos Renseignements, nous avons mis en place des politiques, pratiques et procédures
relatives à la gestion des Renseignements que nous détenons.

Ces politiques et procédures internes régissent la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des Renseignements ainsi que le traitement des plaintes et la sécurité de l’information. Elles
fournissent également le cadre de la mise en œuvre des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ainsi qu’en matière de prévention et de réponse potentielle aux incidents de confidentialité.

4.1 Le Directeur général

Le Directeur général approuve les politiques et les pratiques encadrant la gouvernance des Renseignements que le CAUAT – CCSAT doit établir et mettre en œuvre pour assurer la protection de ces renseignements. Il désigne le responsable de la protection des renseignements et veille à faciliter l’exercice de ses fonctions.

4.2 Le responsable de la protection des renseignements

Aux fins de protéger les Renseignements recueillis, le CAUAT – CCSAT a désigné un responsable de la protection des renseignements. Avec le soutien du Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (CAIPRPS) et du Comité sur la gouvernance des renseignements (CGR), le responsable de la protection des renseignements veille au respect de la législation applicable concernant la protection des Renseignements. Il doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des Renseignements. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique, de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le Directeur adjoint assurera les fonctions de responsable de la protection des renseignements par intérim.

4.3 Le responsable des produits et services technologiques (RPST)

Le CAUAT – CCSAT utilise actuellement des produits et services technologiques. L’utilisation de tels produits et services technologique peut être précisée par toute autre politique à cet égard.

Le RPST veille à l’application des normes applicables aux produits ou services technologiques utilisés par le CAUAT – CCSAT.

Le CAUAT – CCSAT désigne le Superviseur de l’informatique et de l’équipement à titre de responsable des produits et services technologiques (RPST).

Au moins une fois tous les deux ans, le RPST voit à ce que les produits ou services technologiques utilisés fassent l’objet d’une évaluation portant sur les normes applicables, notamment les règles particulières définies par le dirigeant réseau de l’information désigné par le ministre de la Santé et des Services sociaux (« Ministre »).

4.4 Le Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (CAIPRPS)

Le CAIPRPS assume les responsabilités en matière d’accès aux documents et soutient le CAUAT – CCSAT dans ses responsabilités et obligations en matière de protection des renseignements personnels. Le CAIPRPS est notamment chargé des responsabilités suivantes :

  • Approuver les règles du CAUAT – CCSAT encadrant sa gouvernance à l’égard des renseignements personnels;
  • Participer à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) dès l’enclenchement d’un projet d’acquisition, de développement et de refonte de système d’information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels.
  • Conseiller et supporter la direction sur les enjeux en matière de protection des renseignements personnels.
  • Le comité se compose du responsable de l’accès aux documents, du responsable de la protection des renseignements personnels et de toute autre personne dont l’expertise est requise, incluant, le cas échéant, le responsable de la sécurité de l’information et le responsable de la gestion documentaire.

4.5 Comité sur la gouvernance des renseignements (CGR)

Le CGR a pour fonction de soutenir la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’organisme dans l’exercice de ses responsabilités prévues en lien avec les renseignements de santé et de services sociaux.

Le comité relève de la personne ayant la plus haute autorité au sein du CAUAT – CCSAT. Il est composé du responsable de la protection des renseignements, du responsable des produits et services technologiques (RPST) et de toute autre personne dont l’expertise est requise, incluant, le cas échéant, la personne responsable de la gestion documentaire.

4.6 Employés, consultants et fournisseurs de services

Les employés du CAUAT – CCSAT, les professionnels de la santé ayant accès à des Renseignements, les consultants, les fournisseurs de services ou toute personne étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer la protection et respecter la présente Politique, ainsi que les directives mises en place au CAUAT – CCSAT et qui sont pertinentes à l’exercice de l’emploi, du mandat ou du contrat de service.

5. Non-responsabilité

En nous fournissant des Renseignements sur autrui dans le cadre de nos services, vous êtes responsables de vous assurer que la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements que vous détenez et que vous nous communiquez sont conformes aux lois et règlements applicables. Dans le cadre de notre prestation de services, vous garantissez que l’employé, le représentant, le préposé ou l’agent qui communique avec le CAUAT – CCSAT ou qui est identifié pour que le CAUAT – CCSAT communique avec vous possède la qualité pour connaître les Renseignements. En aucun cas, le CAUAT – CCSAT ne pourra être tenue responsable du non-respect des lois applicables pour les Renseignements dont nos usagers ont la possession ou le contrôle et vous vous engagez à tenir indemne le CAUAT – CCSAT de toute plainte, recours ou réclamation contre le CAUAT – CCSAT en lien avec les renseignements que vous nous avez fournis.

6. Les renseignements que nous recueillons

Dans le cadre de ses activités, le CAUAT – CCSAT doit recueillir certains Renseignements. Cela comprend notamment les renseignements suivants :

  • Coordonnées (nom, adresse, courriel ou numéro de téléphone);
  • Renseignements relatifs à nos usagers ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de services et qui répondent à la définition de renseignement personnel ou de renseignement de santé et de services sociaux;
  • Renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication;
  • Renseignements relatifs à l’utilisation de notre site Web, incluant des renseignements techniques sur les visites, l’adresse IP, le système d’exploitation, les pages visitées et requêtes, les informations relatives à la connexion, ou tout autre renseignement recueilli par le biais de fichiers témoins, fichiers journaux ou autres outils similaires, notamment à des fins d’amélioration du service et de statistiques;
  • Renseignements relatifs au recrutement d’employés, comme des CV, historique professionnel ou académique, antécédents disciplinaires, déontologiques, criminels ou pénaux et tout autre renseignement pertinent au recrutement potentiel;
  • Renseignements relatifs aux employés aux fins de conclure et d’exécuter leur contrat de travail et de se conformer aux différentes lois applicables en matière d’emploi, incluant les renseignements colligés par le CAUAT – CCSAT aux fins du dossier d’employé;
  • Tout autre renseignement nécessaire aux fins de se conformer à nos obligations légales, réglementaires ou contractuelles.

7. Fins

Le CAUAT – CCSAT documentera les fins pour lesquelles des Renseignements sont recueillis. Le CAUAT – CCSAT ne recueillera que les Renseignements nécessaires à ces fins. La collecte de renseignement peut se faire oralement ou par écrit.

Dans le cadre de ses activités, le CAUAT – CCSAT recueille, utilise et communique des renseignements principalement pour fournir des services à ses usagers et notamment pour :

  • Amorcer et entretenir une relation avec l’usager, lui fournir des services, et remplir ses obligations légales et contractuelles;
  • Assurer nos obligations professionnelles et déontologiques;
  • Mettre à jour, améliorer et gérer nos bases de données, nos systèmes de gestion documentaire, et notre site Web;
  • Développer nos activités et les gérer;
  • Recruter et étudier la candidature de futurs employés;
  • Conclure et exécuter les contrats de travail avec ses employés et se conformer aux lois et règlements applicables en matière d’emploi;
  • Déceler des erreurs, actes de négligence, violations contractuelles, actes de fraude, vol et autres activités illégales, et se protéger contre ceux-ci et pour respecter nos obligations en matière d’assurance;
  • Se conformer à nos obligations légales et réglementaires;
  • Toute autre fin nécessaire aux activités du CAUAT – CCSAT et à laquelle vous avez consenti.

8. Consentement

Nous ne recueillons, n’utilisons ou ne communiquons aucun renseignement personnel sans le consentement de la personne, sauf si cette mesure est autorisée ou requise en vertu des lois et règlementations applicables. Le CAUAT – CCSAT limite la collecte de Renseignements à ce qui est nécessaire afin d’accomplir les fins pour lesquelles ils sont recueillis.

De plus, nous limitons l’accès de vos Renseignements aux seules personnes ayant la qualité et la nécessité d’y accéder, et ce, pour une fin spécifique. Les catégories de personnes ci-après mentionnées sont susceptibles d’avoir accès à vos Renseignements :

  • Les employés responsables ou dédiés au traitement des appels;
  • Les employés dédiés à l’assurance qualité des appels;
  • Le superviseur aux opérations;
  • Les employés responsables du traitement des plaintes;
  • Les employés responsables des ressources humaines;
  • Le superviseur de l’informatique et de l’équipement;
  • La direction;
  • Le comptable externe (contrat et accès au réseau);
  • Les tiers identifiés à la section 9 de la présente Politique.

Le CAUAT – CCSAT analyse annuellement la pertinence des catégories de personnes identifiées ci-dessus.

9. Communication des renseignements

Dans le cadre de ses activités, il se peut que le CAUAT – CCSAT procède à la communication de renseignements avec certains tiers, aux fins énoncées à la section 7 de la présente Politique. Ces tiers peuvent inclure :

  • Des professionnels de la santé et des établissements de santé;
  • Des fournisseurs de services en matière de recrutement, de traitement de la rémunération, d’assurances, d’avantages sociaux, d’invalidité ou autres services nécessaires aux fins de la conclusion et de l’exécution du contrat de travail;
  • Des autorités gouvernementales et de contrôle lorsque les lois applicables l’exigent ou lorsque cela est nécessaire pour la fourniture de nos services;
  • Des fournisseurs de services en matière d’hébergement de données, de facturation, de paiement en ligne;
  • Des fournisseurs des services relatifs à l’utilisation de notre site Web (hébergement, sécurité, témoins).
  • Le Directeur médical régional (DMR) pour fins d’analyse;
  • Le Guichet d’accès à la première ligne (GAP);
  • Les services de sécurité incendie, les services préhospitaliers d’urgence et ambulanciers, la Sûreté du Québec, pour des fins d’enquête, lorsque les lois applicables l’exigent ou lorsque cela est nécessaire pour la fourniture de nos services;

Dans le cadre de ses activités et aux fins énoncées ci-dessus, il est possible que le CAUAT – CCSAT puisse faire affaire avec des partenaires ou des tiers situés à l’extérieurs du Québec pour accomplir certains mandats spécifiques. Ainsi, il est possible que certains Renseignements vous concernant soient transférés dans un autre pays et qu’ils soient soumis aux lois de cette juridiction.

Le CAUAT – CCSAT s’assure toutefois de protéger les Renseignements qu’elle a sous sa garde, y compris les Renseignements confiés à un fournisseur, qu’il soit situé au Canada ou à l’étranger.

Nos politiques et pratiques en matière de protection des Renseignements requièrent qu’un accord intervienne avec ce fournisseur des services afin de respecter son obligation de préserver la confidentialité et la sécurité des Renseignements qui lui sont confiés. Cela comprend notamment de mettre en place des mesures de sécurité robustes et efficaces, mais également l’interdiction de divulguer vos Renseignements à autrui.

10. Communication des renseignements à des fins de sécurité publique ou aux fins d’une poursuite pour une infraction

Conformément aux lois applicables, le CAUAT – CCSAT pourra communiquer un Renseignement qu’il détient en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes identifiable lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence. Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours.

Le CAUAT – CCSAT pourra également communiquer un Renseignement qu’il détient au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Un Renseignement détenu par le CAUAT – CCSAT pourra être communiqué à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants : (1) le corps de police intervient, à la demande du CAUAT – CCSAT, pour lui apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services qu’il fournit à une personne; (2) le CAUAT – CCSAT et le corps de police agissent en concertation ou en partenariat dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

Le CAUAT – CCSAT s’assure toutefois que seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par les communications énoncées ci-dessus sont communiqués.

11. Formations

Le CAUAT – CCSAT s’assure que son personnel et les professionnels qui y exercent leur profession, y compris les étudiants et les stagiaires, suivent les activités de formation et de sensibilisation requises pour assurer la protection des Renseignements. Dans le but de sensibiliser les membres du personnel, une

formation obligatoire sur la protection des Renseignements est donnée lors de l’embauche. Les employés et membres du personnel déjà en poste reçoivent des formations régulières à ce sujet.

Le CAUAT – CCSAT veille à ce que les personnes mentionnées ci-dessus mettent à jour annuellement leurs connaissances en matière de protection des Renseignements.

12. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

La réalisation d’une EFVP est une démarche préventive visant à mieux protéger les renseignements personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer les facteurs susceptibles d’entraîner des conséquences positives ou négatives sur le respect de la vie privée des personnes concernées. La réalisation d’une EFVP permet de démontrer que le CAUAT – CCSAT a respecté toutes ses obligations en matière de protection des renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces renseignements.

Le CAUAT – CCSAT réalise une EFVP notamment dans les situations suivantes :

  • Avant d’entreprendre un projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services qui implique des renseignements personnels;
  • Avant de communiquer des renseignements à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques;
  • Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.

En effectuant une EFVP, le CAUAT – CCSAT tient notamment compte de la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support, ainsi que des mesures proposées pour protéger les renseignements personnels.

13. Mesures de sécurité

Considérant le caractère confidentiel des Renseignements qu’il détient, le CAUAT – CCSAT met en place des mesures de sécurité propres à assurer la protection des Renseignements collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits, et ce, conformément à la législation applicable.

Le CAUAT – CCSAT utilise les outils nécessaires avec des mesures administratives, techniques ou physiques, afin de limiter les risques d’incidents. Par exemple, pour assurer la sécurité de vos Renseignements, nous avons recours aux mesures de sécurité suivantes :

  • Protocole SSL/TLS;
  • Gestion des accès — personne autorisée;
  • Gestion des accès — personne concernée;
  • Double authentification;
  • Logiciel de surveillance du réseau;
  • Sauvegarde informatique;
  • Identifiant/mot de passe;
  • Logiciel de gestion des mots de passe;
  • Pare-feu

Le CAUAT – CCSAT évalue annuellement la conformité et l’efficacité des mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements qu’il détient.

Le CAUAT – CCSAT analyse mensuellement les accès aux Renseignements qu’il détient et toutes autres utilisations et communications de ceux-ci, notamment afin de détecter les situations qui ne sont pas conformes aux normes applicables et, le cas échéant, afin de prendre les mesures appropriées.

14. Incident de confidentialité

Tout incident de confidentialité est pris en charge conformément à la Politique de gestion des incidents de confidentialité dans l’éventualité où des Renseignements du CAUAT – CCSAT sont impliqués.

Conformément aux lois applicables, le CAUAT – CCSAT tient à jour un registre des incidents de confidentialité.

Si l’incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées, le CAUAT – CCSAT avise celles-ci avec diligence ainsi que la Commission d’accès à l’information et le Ministre, le cas échéant.

15. Mise à jour des renseignements

Il est important que vous nous communiquiez tout changement concernant vos Renseignements afin que nous puissions mettre à jour nos dossiers. Ces changements peuvent être transmis au responsable de la protection des renseignements.

Afin de s’assurer de mener à bien nos activités, nous prenons également des mesures raisonnables pour nous assurer que vos Renseignements sont exacts, complets et à jour au fil du temps. Il est possible que nous vous demandions de mettre à jour vos Renseignements, vos coordonnées ou vos préférences à l’occasion, et chaque publication, invitation et avis est assorti d’une option, soit par lien soit sur copie papier, vous permettant de refuser de les recevoir à l’avenir.

16. Conservation et destruction des renseignements

Nous ne conserverons les Renseignements que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

À la fin de la durée de conservation applicable ou lorsque les Renseignements ne seront plus nécessaires, le CAUAT – CCSAT s’assurera de les détruire.

La destruction des Renseignements est faite de façon sécuritaire, et ce, afin d’assurer la protection de ces renseignements. Le CAUAT – CCSAT conserve une preuve de toute destruction de Renseignements.

17. Site Web

Aux fins de nos activités, nous opérons un site Web. Les renseignements personnels que nous recueillons sur le site https://cauat.ca/ sont recueillis afin notamment de donner suite à votre demande, par exemple lorsque vous fournissez votre nom, courriel, adresse dans le formulaire prévu à cet effet dans la section Nous joindre du site Web.

Utilisation de fichiers témoins (cookies)

Un témoin est un petit fichier de données créé par votre navigateur et placé sur votre ordinateur, appareil mobile, tablette ou autre appareil lorsque vous utilisez votre navigateur pour visiter un service en ligne. Les témoins permettent aux sites Web de mémoriser certaines informations à votre sujet en vue de faciliter votre accès et votre navigation Internet à l’intérieur de nos sites. Les fichiers témoins ne peuvent être lus que par le site Web qui les transmet à votre ordinateur.

Nous utilisons certains fichiers témoins sur le site, notamment pour :

  • Mémoriser vos réglages et préférences, comme votre province ou votre langue;
  • Produire des compilations statistiques (popularité des pages de notre site, nombre moyen de pages visitées et temps moyen que chaque internaute passe dans le site) aux fins d’améliorer nos services;
  • Analyser nos performances afin, notamment, d’en connaître davantage sur les fonctions appréciées de nos utilisateurs et celles pouvant nécessiter quelques modifications.

Veuillez noter que l’utilisation de fichiers témoin permet seulement de vous identifier en tant qu’utilisateur et ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.

Google Analytics

Le CAUAT – CCSAT a recours à Google Analytics dans le but d’analyser les comportements de navigation des visiteurs de son site. Il s’agit d’un outil d’analyse de la fréquentation et de l’utilisation de sites Web, lequel est fourni par Google inc. (Google). En utilisant cet outil, le CAUAT – CCSAT peut notamment obtenir les renseignements suivants :

  • Nombre de visiteurs du site;
  • Type de navigateur, langue et système d’exploitation utilisé;
  • Résolution d’écran;
  • Nom du fournisseur de services;
  • Date, heure et durée des visites;
  • Pays/province d’où le site est consulté;
  • Âge/sexe;
  • Pages consultées;
  • Source (provenance) du trafic;
  • Centres d’intérêts;
  • Termes de recherche à l’intérieur du site Web (champs de recherche).

Les renseignements recueillis par Google Analytics servent à analyser l’utilisation du site du CAUAT – CCSAT et à produire des rapports statistiques sur les activités des visiteurs. Vous pouvez obtenir davantage d’information sur Google Analytics ici.

Désactivation de fichiers témoins (cookies)

Il est possible d’empêcher les fonctions de personnalisation de notre site Web en désactivant les témoins sur votre navigateur. Vous pouvez le faire en modifiant les paramètres de votre navigateur ou de votre appareil mobile.

Toutefois, si vous décidez de refuser les témoins, certaines pages ou sections de notre site Web pourraient ne pas s’afficher correctement ou certaines fonctionnalités pourraient ne pas être disponibles.

Liens vers des sites

Il est important de comprendre que cette Politique ne s’applique pas à d’autres sites Web tiers auxquels il serait possible d’accéder à partir de liens présents sur notre site Web. Nous ne sommes nullement responsables à l’égard des sites tiers, de leur contenu ou de leur accès. Par conséquent, tout renseignement personnel que vous transmettez par l’intermédiaire de ces sites est assujetti à la politique de protection de la vie privée de ces derniers. Il est de votre responsabilité d’en prendre connaissance pour assurer la protection de vos renseignements personnels.

18. Droits relatifs aux renseignements et processus de traitement des plaintes

Droit d’accès, de rectification, de retrait du consentement, de restriction

Sous réserve des lois et règlements applicables, les personnes qui souhaitent consulter, rectifier, retirer leur

consentement qui figure dans nos dossiers peuvent en faire la demande par écrit directement à la personne responsable de la protection des renseignements aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements

Marie-Noëlle Morin
Directrice générale
100 rue Taschereau Est C.P. 220, Rouyn-Noranda (Québec) J9X 5C3
819 764-5171, poste 230

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées qui reçoivent confirmation de l’existence dans un fichier d’un renseignement personnel la concernant peut, s’il est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, exiger que le fichier soit rectifié.

Le responsable de la protection des renseignements du CAUAT – CCSAT doit répondre par écrit à ces demandes dans les vingt (20) jours de la date de réception de la demande pour les renseignements visés par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ou dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande pour les renseignements visés par la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, une personne peut restreindre l’accès aux renseignements de santé et de services sociaux la concernant détenus par le CAUAT – CCSAT en déterminant qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants qu’elle indique ne peut avoir accès à un ou à plusieurs renseignements qu’elle identifie. Le droit de restriction peut également viser l’accès par un conjoint, un ascendant direct, un descendant direct ou un chercheur . Le cas échéant, le responsable de la protection des renseignements du CAUAT – CCSAT doit répondre dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. Le responsable de la protection des renseignements s’assure aussi que la personne qui formule un avis de restriction soit adéquatement informée des conséquences potentielles et des risques associés à l’exercice du droit de restriction.

Tout refus doit être motivé et accompagné des dispositions légales justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection de vos Renseignements et notre rôle, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements dont les coordonnées sont indiquées précédemment.

Processus de traitement des plaintes

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente Politique ou plus généralement à la protection de ses Renseignements par le CAUAT – CCSAT doit le faire par écrit en s’adressant à la personne responsable de la protection des renseignements, à l’adresse courriel indiquée à la sous-section précédente.

La personne devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Le CAUAT – CCSAT s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les quarante-cinq (45) jours ouvrables de la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels pour pouvoir la traiter, le responsable de la protection des renseignements personnels doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par le CAUAT – CCSAT est conforme à la présente Politique et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

Le CAUAT – CCSAT doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation et la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de sa plainte.

Toutefois, le CAUAT – CCSAT invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements et à attendre la fin du processus de traitement.

19. Sanctions

L’ensemble du personnel du CAUAT – CCSAT est tenu de se conformer à la présente Politique ainsi qu’à tout autre document, directive, procédure ou politique découlant de la présente Politique. Le personnel qui ne s’y conforme pas est sujet à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement. Les consultants, fournisseurs et partenaires d’affaires qui font défaut de se conformer à la présente Politique s’exposent à des mesures et pénalités contractuelles pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat. De la formation et de la sensibilisation supplémentaires peuvent également être offertes le cas échéant.

20. Modification de notre politique

Le CAUAT – CCSAT se réserve le droit de modifier ou compléter cette Politique à tout moment, notamment pour répondre à de nouvelles exigences ou pour la mettre à jour.

Mise à jour : Mars 2025